Készletkezelő modul használata

A Viltor rendszer a készletkezelő modul használata nélkül is képes arra, hogy a termékekből csak annyit adjon el, amennyi készleten van. A készletkezelő modul bekapcsolásával azonban olyan plusz szolgáltatásokat érhetünk el, melyek általában csak egy különálló készletkezelő program megvásárlásával valósíthatóak meg:

• Felrögzíthetjük beszállítóinkat, így azokról egy pontos adatbázisunk lesz.
• A termékek bevételezését bevételezési bizonylaton tudjuk elvégezni.
• A webáruház online eladásokról automatikus kivételezési bizonylatot készít a rendszer.
• Manuálisan is felrögzíthetünk kivételezési bizonylatot, így a webáruházhoz kapcsolódó, azzal közös készleten lévő hagyományos üzletünk eladásait is a Viltor rendszeren belül tarthatjuk nyilván.
• Többféle kimutatást készíthetünk a készletünkre vonatkozóan.

A készletkezelő modul bekapcsolása jellemzően egy egyszer végrehajtott lépés. A bekapcsolást követően a rendszer fokozottan ügyel arra, hogy sem új be- és kivételezés során, sem a korábbi bizonylatok módosítása alkalmával ne essen egy termék készlete sem nulla alá. Éppen ezért a készletkezelő későbbi kikapcsolása, esetleg újbóli bekapcsolása azt eredményezi, hogy az addigi folyamat megszakad, hiányos vagy hibás lesz.

A készletkezelő bekapcsolásával a rendszer egy úgynevezett nyitókészlet bizonylatot készít el, amely alapjául a webáruházban lévő termékek aktuális készlete és beszerzési ára szolgál. Ezért a készletkezelő modul használata előtt érdemes minden termék esetén kitölteni azok készleten lévő mennyiségét, illetve a pontosabb kimutatások miatt beállítani a beszerzési árakat.

A készletkezelő modul bekapcsolását a "Készletek" / "Alapbeállítások" menüpont "Készletkezelő modul" fülén tudjuk elvégezni. Itt a "Készlet modul bekapcsolása" pont melletti jelölőnégyzet bepipálásával hozhatjuk működésbe a modult.

A modul használata esetén meghatározhatjuk a "Készlet folytonosság kezelés" módját is, amely "Normál" vagy "Könnyített" lehet.

"Normál" beállítás mellett egy bizonylat módosítása után a rendszer azt ellenőrzi, hogy ha az egyes termékek eddigi készlet változásait módosítanánk, akkor az valahol a folyamatban eredményez-e negatív készletszintet?

Példa: egy termék esetében a következő készletváltozások voltak eddig:
bevételezés +10, kivételezés -5, kivételezés -2, bevételezés +3.
Ez azt jelenti, hogy most 6 darab van készleten ebből a termékből (10 - 5 - 2 + 3 = 6).

Ha a kezdeti bevételezést 10-ről 6-ra módosítjuk egy bizonylat módosítás alkalmával, akkor a folyamat erre változik:
bevételezés +6, kivételezés -5, kivételezés -2, bevételezés +3.
Ez esetben a folyamat végén ugyan 2 termék marad készleten (6 - 5 - 2 + 3 = 2), de a folyamat 3. lépésében nem vételezhetnénk ki 2 darabot, mert ott éppen nincs annyi készleten, csak 6 - 5 = 1 van. "Normál" folytonosság kezelés esetén ezt a hibát a rendszer kiszűri és nem engedi a bizonylat módosítását.

"Könnyített" folytonosság kezelés esetén a rendszer csak a folyamat végén ellenőrzi a készletet, az nem lehet negatív. A fenti példát elfogadja, mert ugyan a készletváltozási folyamatban van negatív érték, de a végén 2 termék készleten marad.

A folytonosság kezelés beállítása - hasonlóan a modul bekapcsolásához - egyszer végrehajtandó feladat. Érdemes végiggondolni, hogy számunkra melyik módszer a célravezetőbb, majd azt használni a továbbiakban. Például a folytonosság kezelés "Könnyített" értékről történő "Normál" érték beállítása azt eredményezheti, hogy nem tudunk kivételezni, mert a korábbi "Könnyített" feltételek már nem felelnek meg a "Normál" módhoz.

További tudnivalók

A készletkezelő modul használatához pár további feltétel, illetve megkötés kapcsolódik.

• Többféle devizát használó webáruházak esetén a készletkezelő modul jelenleg még nem kapcsolható be.
• A leadott rendelések nem módosíthatóak az adminisztrációs felületen.