E-mail címek technikai beállítása

Az elektronikus levélküldés egyik alapproblémája

Az online levelezés egyik legsúlyosabb problémája a kéretlen levelek (spam) kezelése. Az elektronikus levélforgalom nagy részét ma már spam szűrők ellenőrzik, amelyek nem csak a levél tartalmát, de annak küldőjét is vizsgálják. Ha a levél valamilyen szempont szerint nem felel meg a kívánalmaknak, akkor a küldő (vagy a küldést végző domain, IP cím, levelező szerver) fekete listára kerül. Ez nem csak akkor következhet be, ha a levél valóban spamnek tekinthető, de hibás szerver beállítás, vagy e-mail cím konfigurálás esetén akár egy vásárlói rendelés visszagazolás is a kukában végezheti.

Mi erre a megoldás?

Igen fontos, hogy a Viltor rendszerből kimenő üzenetek feladó e-mail címe helyesen legyen konfigurálva. A feladó e-mail cím jellemzően a webáruházak fő e-mail címe, amely az adminisztrációs felület "Beállítások" / "Webáruház működés" / "Tulajdonos adatai" menüpont "E-mail" mezőjében található. A Viltor erről az e-mail címről küldi ki a webáruház → vásárló típusú leveleket, például a tranzakciós leveleket (rendelés visszaigazolásokat).

A Viltor rendszer ezen levelek kiküldéséhez a Hyperhost szolgáltatás levelező szervereit használja. Ezért szükséges, hogy a küldő e-mail címben engedélyezve legyen ez a szolgáltató. Ehhez az e-mail cím domainjének SPF (Sender Policy Framework) rekordjában el kell helyezni egy apró szövegrészt. Például az info@azenaruhazam.hu e-mail cím domainje az azenaruhazam.hu. Ennek a domainnek az SPF rekordját kell úgy szerkeszteni, hogy a következő szövegrész belekerüljön, még a '-all' általános lezáró tag elé:

include:_spf.viltor.hu +a:www.hyperhost.cloud +a:alpha.hyperhost.hu

Ha még egyáltalán nem volt TXT típusú SPF rekord rögzítve a domainhez, akkor az új rekord tartalma ez legyen:

v=spf1 +a +mx include:_spf.viltor.hu +a:www.hyperhost.cloud +a:alpha.hyperhost.hu -all

Fontos, hogy a bejegyzést lezáró tag '-all' (egyes beállítási felületeken Fail) legyen és még véletlenül sem '+all' (amely ezeken a felületeken a Pass).

Az alábbi mezőben le tudja ellenőrizni, hogy az Ön e-mail címének SPF rekordja megfelelően van-e beállítva. Nincs más dolga, mint beírni az e-mail címet, majd az 'ellenőrzés' gombra kattintani.

Hol lehet beállítani az SPF rekordot?

A domain SPF rekordját a DNS-ben lehet beállítani. Jellemzően minden domainhez biztosít a domain fenntartója egy adminisztrációs felületet, ahol ezek a beállítások elvégezhetőek. A beállítást

• el tudja végezni Ön is, amennyiben a domain fenntartójától megkapta a domain adminisztrációs felületéhez szükséges belépési adatokat,
• el tudja végezni a domaint fenntartó cég is,
• el tudjuk végezni mi is, de ehhez szükségünk lesz a domain adminisztrációs felületének elérhetőségére és legalább egy ideiglenes felhasználói azonosítóra, amellyel be tudunk lépni arra.

Kötelező beállítani ezt a rekordot?

Az SPF rekord beállítása az Ön érdeke is, hiszen így sokkal nagyobb biztonsággal érkeznek meg levelei a vásárlók postafiókjába. Ezen kívül a Viltor rendszerből hírlevél küldést csak helyes SPF beállítással rendelkező feladó e-mail címről lehet kezdeményezni. A rendszer minden hírlevél kiküldése előtt ellenőrzi a feladó e-mail címben ezt a rekordot és ha az nincs jól beállítva, akkor hibaüzenetet küld.

Mi a helyzet, ha Ön nem szeretné vagy nem tudja beállítani az SPF rekordot?

Az SPF rekord beállításának a fő funkciója az, hogy a Viltor a saját levelező rendszerén keresztül tudja kiküldeni az Ön levelét (tranzakciós leveleket vagy hírleveleket) a vásárlóinak. Ha azonban az Ön domain fenntartója rendelkezik saját levelező (SMTP) szerverrel, amelyen keresztül Ön is jogosult levelek küldésére, akkor ennek elérhetőségeit be tudja állítani az adminisztrációs felület "Beállítások" / "Webáruház működés" / "Tulajdonos adatai" menüpont "Biztonság" fülén, az SMTP adatoknál. A szükséges SMTP adatokat a domain szolgáltatója tudja megadni Önnek. A beállítás után a Viltor tranzakciós levelek küldése során már nem ellenőrzi az e-mail cím SPF rekordját, mivel a leveleket a megadott külső szerveren keresztül küldi majd ki a vásárlóknak. (A hírlevél küldés így is csak saját e-mail címről, helyesen beállított SPF rekorddal működik.)

Gmail-es címe van?

Először is azt javasolnánk, hogy a webáruház fő e-mail címe ne egy ingyenes szolgáltató címe legyen, hiszen

• a vásárlók szemében nem éppen egy komoly vállalkozás képét jeleníti meg,
• a biztonságos beállítása kétséges, elő fog fordulni, hogy a rendelés visszaigazoló levelek a vásárló spam mappájába kerülnek,
• évente csak pár ezer forintot fog spórolni,
• hírleveleket nem fog tudni küldeni a Viltor rendszerből.

Ha mégis úgy dönt, hogy Gmail címét használja a webáruház fő e-mail címének, akkor

• Ha még nem tette meg, állítsa be Gmail fiókjához a kétlépcsős azonosítást,
• majd kövesse az E-mail cím beállítása Gmail kétlépcsős azonosítás esetén fejezetben leírtakat.

Az SMTP szerver beállítása után egy próba rendeléssel bizonyosodjon meg arról, hogy mindkettő tranzakciós levél (az Önnek szóló és a vásárlónak szóló is) megérkezik.